Assistant(e) de Direction / Assistant(e) Administratif(ve) et Commercial(e)

IVQIA·Workday

Paris, FranceFull-timePosted Jul 2, 2026

Rattachement hiérarchique

Le poste est rattaché à la Direction de RCA Factory, agence du Groupe IQVIA, et travaille en lien étroit avec les équipes commerciales, conseil, opérations, finance, administration des ventes et les interlocuteurs du groupe, y compris dans un environnement international.

Finalité du poste

L’Assistant(e) de Direction assure un rôle central de support administratif, commercial et organisationnel au sein de RCA Factory, Groupe IQVIA.
Il/elle contribue au bon fonctionnement quotidien de l’agence, au suivi des processus commerciaux, à la gestion administrative des dossiers clients et au support opérationnel d’activités associatives, notamment dans l’écosystème santé et data.

Missions principales

1. Support administratif et commercial

Établir, mettre en forme et transmettre les devis clients dans le respect des procédures internes de RCA Factory et du Groupe IQVIA.
Assurer le suivi des devis émis, des bons de commande, des contrats clients et des documents administratifs associés.
Coordonner les échanges avec les équipes internes afin de garantir l’avancement des dossiers commerciaux.
Relancer les parties prenantes internes et externes pour sécuriser les échéances et fluidifier le cycle de validation.
Veiller à la conformité, à l’exhaustivité et à la bonne traçabilité des documents commerciaux.
Participer à l’amélioration continue des processus administratifs liés au cycle de vente.
Être en mesure d’échanger en anglais avec certains interlocuteurs internes du Groupe IQVIA, le cas échéant.

2. Gestion et suivi des opportunités dans Salesforce

Saisir les opportunités commerciales dans Salesforce / SFDC, selon les standards et procédures du Groupe IQVIA.
Mettre à jour les informations relatives aux opportunités : statut, montant, échéances, documents associés, interlocuteurs, étapes de validation et prévisions.
Assurer la fiabilité et la complétude des données renseignées dans l’outil CRM.
Collaborer avec les équipes commerciales et opérationnelles afin de garantir un suivi rigoureux du pipeline et des dossiers en cours.
Contribuer à la bonne visibilité de l’activité commerciale de l’agence à travers la mise à jour régulière des informations dans les outils internes.

3. Support administratif d’une association loi 1901

Assurer la gestion administrative courante de l’association Healthcare Data Institute.
Suivre les cotisations des membres (émission, relances et mise à jour des informations).
Participer au suivi comptable de premier niveau.
Préparer et diffuser les documents de présentation de l’association.
Contribuer à l’onboarding des nouveaux membres.
Mettre à jour les outils de suivi et assurer l’interface avec les membres, partenaires et prestataires.

4. Suivi administratif interne

Assurer le suivi des récupérations et des absences spécifiques des collaborateurs, selon les règles internes applicables.
Mettre à jour les tableaux de suivi RH ou administratifs correspondants.
Veiller à la bonne circulation de l’information entre les collaborateurs, les managers et les services concernés.
Participer à la coordination administrative des sujets internes de l’agence.

5. Organisation des déplacements professionnels

Organiser les déplacements professionnels des collaborateurs de RCA Factory : réservations de transport, hôtels et prestations associées.
Veiller au respect des contraintes de planning, des budgets et des politiques internes du Groupe IQVIA.
Assurer le suivi administratif des réservations, confirmations, modifications et justificatifs.
Gérer les éventuels ajustements, annulations ou urgences liés aux déplacements.
Être en capacité d’interagir avec des prestataires ou plateformes de réservation en français comme en anglais.

Activités transverses

Préparer, mettre à jour et suivre différents tableaux de bord administratifs et commerciaux.
Classer, archiver et organiser les documents selon les procédures internes.
Assurer une communication fluide avec les interlocuteurs internes et externes, en français et ponctuellement en anglais.
Contribuer au respect des échéances administratives, commerciales et contractuelles.
Participer à la qualité du service rendu aux équipes, clients, membres et partenaires.
Apporter un soutien opérationnel à la Direction et aux équipes dans la gestion quotidienne de l’agence.

Profil recherché

Formation

Formation de type Bac+2 à Bac+3 en assistanat de direction, gestion administrative, gestion PME-PMI, commerce, administration des ventes ou équivalent.
Une expérience dans un environnement agence, conseil, santé, data, services B2B ou groupe international est appréciée.

Expérience

Expérience réussie en assistanat de direction, assistanat administratif, assistanat commercial ou administration des ventes.
Expérience dans le suivi de devis, bons de commande, contrats clients et processus de facturation appréciée.
La maîtrise ou la pratique de Salesforce / SFDC constitue un atout important.
Une connaissance du fonctionnement d’une association loi 1901 serait un plus.
Une expérience dans un environnement international ou matriciel serait appréciée.

Compétences techniques

Très bonne maîtrise des outils bureautiques : Excel, Word, PowerPoint et Outlook.
Connaissance de Salesforce / SAP souhaitée.
Capacité à gérer des tableaux de suivi et à fiabiliser des données administratives ou commerciales.
Bonne compréhension des processus administratifs, commerciaux et contractuels.
Aisance avec les outils collaboratifs et les environnements digitaux.
Capacité à travailler dans le respect de procédures internes structurées.
Anglais professionnel requis, à l’écrit comme à l’oral, pour interagir avec certains interlocuteurs internes, outils, documents ou process du Groupe IQVIA.

Qualités personnelles

Rigueur, fiabilité et sens de l’organisation.
Capacité à gérer plusieurs sujets en parallèle et à prioriser les urgences.
Excellent relationnel et sens du service.
Discrétion et respect de la confidentialité.
Autonomie, réactivité et esprit d’initiative.
Bonne communication écrite et orale, en français comme en anglais professionnel.
Capacité à travailler avec des interlocuteurs variés : direction, équipes commerciales, consultants, fonctions support, clients, membres et partenaires.

Environnement du poste

Le poste s’inscrit au sein de RCA Factory, Groupe IQVIA, dans un environnement exigeant, dynamique et orienté santé, data et services aux acteurs de l’écosystème santé.

L’Assistant(e) de Direction joue un rôle clé dans la coordination administrative de l’agence, la sécurisation des processus commerciaux et contractuels, le support aux équipes et la fluidité du fonctionnement quotidien. La pratique de l’anglais est nécessaire pour évoluer efficacement dans l’environnement international du Groupe IQVIA.

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