Job Description Summary
Die Rolle des Office Managers fungiert als zentrale operative Schnittstelle und organisatorisches Rückgrat für den Standort und trägt mit strukturierter Arbeitsweise maßgeblich zu reibungslosen Abläufen und erfolgreicher Unternehmenssteuerung bei. Die Hauptaufgabe liegt in der effizienten administrativen Unterstützung sowie der Koordination komplexer HR- und Verwaltungsprozesse.Job Description
Aufgaben
Organisatorische & administrative Betreuung
Vorbereitung, Organisation und Nachbereitung von Meetings, Workshops
Erstellung und Pflege von Protokollen, Präsentationen, Entscheidungsvorlagen und Berichten
Verantwortung für vertrauliche Dokumente
Allgemeine Verwaltung
Betreuung der Schnittstellen / Koordinator zu den internen HR Ops Teams:
People Operations
„Benefits“ (Rentner, Allianz, deutschlandspezifische Benefits, wie Fitnesszsuchuss, Job Rad),
„Fleet“ (Firmenwagen, Führerscheinkontrolle)
Verwaltung von Zutrittsrechten (Firmenausweise)
Vor- und Nachbereitung von Auszahlung Mehrarbeit, Plusstunden
Koordination Mehrarbeitsanträge
Koordination von fachspezifischen vorgeschriebenen Schulungen/Weiterbildungsmaßnahmen
Pflege und Dokumentation Betriebliches Eingliederungsmanagement
Verwaltung Home Office-, T-Zug-Anträge
Stellvertretender Zeiterfassungsbeauftragter (m/f/d)
Erstellung von allgemeinen Bescheinigungen
Mitarbeit beim Onboarding/Offboarding Prozess:
Arbeitsplatzvorbereitung, Welcome, Rückgabeorganisation
Mitarbeit bei Events, Onboarding Tage, Audits
Unterstützung bei der Erstellung von Formularen für Betriebsärztlichen Dienst
Monatliches HR & Finance Reporting
Urlaubs-/Krankheitsvertretung
Profil
Ausbildung
Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung(z. B. Kaufmann/-frau für Büromanagement, Industriekaufmann/-frau) oder Studium im Bereich Betriebswirtschaft, Management
Erfahrung im Office Management, in der Assistenz oder in einer vergleichbaren administrativen Rolle
Erfahrung im Umgang mit Führungskräften von Vorteil
Fachliche Qualifikationen
Sehr gute organisatorische Fähigkeiten
Sicherer Umgang mit MS Office (insbesondere Outlook, Excel, PowerPoint)
Gute Kenntnisse in administrativen Prozessen
Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
Persönliche Kompetenzen
Strukturierte und selbstständige Arbeitsweise
Hohe Serviceorientierung
Diskretion und Vertrauenswürdigkeit
Kommunikationsstärke
Hands-on-Mentalität und Problemlösungskompetenz
Was Sie bei uns erwartet
Ein innovationsstarkes Umfeld mit Fokus auf Zukunftstechnologien in der Energiebranche
Flache Hierarchien, kurze Entscheidungswege und ein wertschätzendes Miteinander
Moderne Arbeitsbedingungen, Betriebskantine am Standort, tarifliche Anbindung und Welcome Days für einen perfekten Start!
Additional Information
Relocation Assistance Provided: No