Position Summary
The Senior Payroll Specialist serves as a key member of the Japan Payroll team and acts as the operational partner to the Payroll Manager. This role is responsible for ensuring accurate, complaint, and timely payroll delivery while supporting operational governance, vendor management, issue resolution, and continuous process improvement.
The position requires strong expertise in Japanese payroll, time & attendance, payroll systems, and stakeholder management. The successful candidate will play a critical role in maintaining operational stability, supporting ongoing transformation initiatives, and driving improvements across payroll processes and controls.
This role serves as a primary operational resource for Japan payroll and provides leadership in day-to-day payroll activities, vendor coordination, and issue management.
Key Responsibilities
Payroll Operations Leadership
Execute and oversee end-to-end payroll operations for Japan
Review payroll calculations, reconciliations, and payroll outputs to ensure accuracy and compliance
Validate payroll-related data received from HR, Time & Attendance, and other upstream systems
Support payroll calendar management and ensure critical deadlines are met
Identify and resolve payroll discrepancies and operational issues
Vendor & Stakeholder Management
Serve as a primary operational contact for payroll service providers and system vendors
Coordinate issue resolution with external partners including payroll, HRIS, and time management vendors
Escalate operational risks and recommend corrective actions
Build effective working relationships with HR, Finance, HRIS, and business stakeholders
Systems & Data Governance
Support payroll interfaces between Workday, payroll systems, and third-party applications
Monitor integration results and investigate data exceptions
Participate in payroll system enhancements, testing, and implementation activities
Maintain payroll process documentation, controls, and operational procedures
Employee Support & Problem Resolution
Manage employee payroll inquiries and complex payroll investigations
Conduct root cause analysis for recurring payroll issues
Provide guidance and support on payroll-related policies and practices
Continuous Improvement & Transformation
Identify opportunities to improve payroll processes, controls, automation, and efficiency
Lead or support payroll-related improvement initiatives and small projects
Contribute to operational readiness for future payroll and HR technology changes
Support business continuity and operational stability during organizational or system transitions
Team Support & Operational Backup
Act as a trusted operational partner and backup for the Payroll Manager
Support knowledge sharing, process standardization, and team capability development
Assist in prioritizing operational activities during critical payroll cycles and year-end periods
Education & Qualifications
Bachelor’s degree or equivalent experience required
Payroll-related certification preferred
Experience & Skills
Minimum 5 years of experience in Japanese payroll operations
Strong understanding of Japanese payroll, tax, social insurance, and labor law requirements
Experience working with outsourced payroll providers
Experience with SAP Payroll preferred
Knowledge of Workday, payroll integrations, and HR systems strongly preferred
Experience supporting expatriate and international assignment payroll processes preferred
Strong analytical and problem-solving skills
Advanced Excel and reporting capabilities preferred
Ability to manage multiple priorities in a fast-paced operational environment
Core Competencies
Strong ownership and accountability
Operational leadership and sound judgment
Attention to detail and commitment to accuracy
Continuous improvement mindset
Effective stakeholder management and communication skills
Ability to work independently with limited supervision
High integrity and discretion when handling confidential information
Language Requirements
Japanese: Business fluency required
English: Business communication capability preferred
Additional Information
Overtime may be required during monthly payroll processing and year-end activities
The role supports a complex payroll environment involving multiple systems, vendors, and stakeholders
This position plays a key role in ensuring operational continuity, risk management, and payroll transformation initiatives within Japan
シニア ペイロールスペシャリスト（日本ペイロールオペレーション）
ポジション概要
シニア ペイロールスペシャリストは、日本ペイロールチームの中核メンバーとして、Payroll Managerのビジネスパートナー兼右腕の役割を担います。本ポジションは、給与計算業務を正確かつ法令遵守のもとで期日どおりに遂行するとともに、運営管理、ベンダーマネジメント、課題解決、および継続的な業務改善を推進する責任を負います。
日本の給与計算、勤怠管理、給与システム、およびステークホルダーマネジメントに関する高い専門知識が求められます。複雑な業務環境において安定したオペレーションを維持しながら、業務変革やシステム改善を支援し、ペイロール運営の高度化に貢献していただきます。
本ポジションは、日本ペイロール業務における主要な運営担当者として、日常業務の推進、ベンダーとの調整、課題管理および改善活動をリードする重要な役割を担います。
主な職務内容
ペイロールオペレーションの運営
• 日本における給与計算業務全般の実施および運営サポート
• 給与計算結果、各種照合作業、および支給データのレビューと検証
• 人事、勤怠管理システム、および関連システムから連携されるデータの確認・検証
• 給与計算スケジュールの管理および重要な期限の遵守
• 給与計算に関する差異やエラーの調査および解決
ベンダーおよび関係部門との連携
• 給与計算ベンダーおよびシステムベンダーとの主要窓口として対応
• ペイロール、HRIS、勤怠システム等の外部パートナーとの課題解決を推進
• オペレーション上のリスクを特定し、適切なエスカレーションおよび改善提案を実施
• HR、Finance、HRIS、および事業部門との良好な協力関係を構築・維持
システムおよびデータ管理
• Workday、給与システム、および関連システム間のインターフェース運用をサポート
• システム連携結果のモニタリングおよびデータエラーの調査
• システム改善、テスト、導入プロジェクトへの参画
• 業務手順書、運用ルール、内部統制文書等の整備・維持
従業員対応および課題解決
• 従業員からの給与関連問い合わせへの対応
• 複雑な給与計算課題やエスカレーション案件の調査・分析
• 給与関連ポリシーや運用ルールに関するサポートの提供
• 再発する課題に対する原因分析および改善策の提案
業務改善および変革支援
• 業務効率化、自動化、内部統制強化のための改善機会の特定
• ペイロール関連の改善プロジェクトや小規模プロジェクトの推進
• 将来的なシステム変更や組織変革に向けた準備および運営支援
• 業務移行や変革期間中におけるオペレーションの安定化に貢献
チームサポートおよびバックアップ
• Payroll Managerの信頼できるパートナーとして業務を支援
• Payroll Manager不在時の業務バックアップ対応
• ナレッジ共有、業務標準化、およびチーム能力向上への貢献
• 繁忙期や年末調整・法定業務期間における業務優先順位管理の支援
学歴・資格
• 学士号または同等の実務経験
• 給与計算関連資格（社会保険労務士、給与計算実務能力検定等）があれば尚可
必要な経験・スキル
• 日本における給与計算業務経験5年以上
• 日本の税務、社会保険、労働関連法規に関する実務知識
• アウトソーシングベンダーとの業務経験
• SAP Payrollの利用経験があれば尚可
• Workdayおよび人事・給与システム連携に関する知識があれば尚可
• 海外赴任者（Expatriate）給与に関する知識・経験があれば尚可
• 高い分析力および問題解決能力
• Excelを中心としたレポーティング・データ分析スキル
• 複数の業務を並行して管理できる能力
求める人物像
• 高い当事者意識と責任感を持って業務に取り組める方
• 正確性を重視し、細部まで注意を払える方
• 課題解決に積極的に取り組める方
• 継続的な業務改善を推進できる方
• 優れたコミュニケーション能力と対人関係構築能力を有する方
• 自律的に業務を遂行できる方
• 機密情報を適切に取り扱える高い倫理観を有する方
語学要件
• 日本語：ビジネスレベル必須
• 英語：メール対応および基本的なビジネスコミュニケーションが可能なレベル歓迎
その他
• 月次給与計算期間および年末調整・法定業務期間には時間外勤務が発生する場合があります
• 本ポジションは複数のシステム、ベンダー、および関係部門が関与する複雑なペイロール環境で業務を行います
• 日本におけるペイロール運営の継続性確保、リスク管理、および業務変革を支える重要なポジションです
Carrier is An Equal Opportunity/Affirmative Action Employer. All qualified applicants will receive consideration for employment without regard to race, color, religion, sex, sexual orientation, gender identity, national origin, disability or veteran status, age or any other federally protected class.
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