Coordonnateur(trice) des installations / Facilities Coordinator

JLL empowers you to shape a brighter way.  

Our people at JLL are shaping the future of real estate for a better world by combining world class services, advisory and technology for our clients. We are committed to hiring the best, most talented people and empowering them to thrive, grow meaningful careers and to find a place where they belong.  Whether you’ve got deep experience in commercial real estate, skilled trades or technology, or you’re looking to apply your relevant experience to a new industry, join our team as we help shape a brighter way forward.   

Coordonnateur(trice) des installations – JLL

Ce que ce poste implique :

Le/La Coordonnateur(trice) des installations jouera un rôle clé en fournissant un soutien stratégique et opérationnel. Vous serez responsable de l'ensemble des activités opérationnelles, notamment la maintenance et les opérations, la gestion comptable et financière, la supervision des fournisseurs, la gestion de l'équipement et des fournitures, ainsi que la coordination des services d'occupation. Ce poste stratégique vous permettra de développer et d'entretenir de manière proactive des relations solides et durables avec les clients, tout en assurant que les standards de service les plus élevés soient constamment respectés et dépassés. En tant qu'expert reconnu dans votre domaine, vous cultiverez des partenariats positifs avec les clients et les fournisseurs, garantirez l'excellence opérationnelle à tous les niveaux, et incarnerez l'engagement indéfectible de JLL envers la qualité de service et la satisfaction client exceptionnelle.

À quoi ressemblera votre quotidien :

• Effectuer des inspections quotidiennes des installations pour assurer un environnement de bureau propre, organisé et pleinement opérationnel, tout en identifiant les opportunités d'amélioration de l'excellence du service et de l'efficacité opérationnelle, et en soutenant activement un environnement de travail d'équipe, de coopération et d'excellence de la performance

• Répondre à tous les bons de travail en temps opportun, en assurant la conformité aux Indicateurs Clés de Performance (ICP) et un service à la clientèle exceptionnel, tout en planifiant et gérant les réparations, la maintenance et les travaux mineurs jusqu'à leur achèvement avec un suivi précis

• Coordonner et gérer les relations avec les fournisseurs, le personnel des installations et les prestataires de services, en fournissant des directives claires pour assurer une excellente exécution des travaux avec un minimum de perturbations aux opérations, et aider à l'approvisionnement des fournisseurs et services selon les besoins

• Superviser les commodités du site, y compris les installations de conditionnement physique, les services alimentaires, le transport et les reconfigurations de bureau, tout en servant de point de contact principal pour les demandes liées aux installations et en soutenant les déménagements selon les besoins

• Soutenir la coordination d'événements, les salles de réunion et de conférence, et fournir une assistance logistique lors des activités de déménagements, ajouts et modifications (MAC), tout en offrant des services de soutien supplémentaires, y compris la réception, l'assistance aux invités, les services de courrier et la gestion des fournitures de bureau

• Maintenir des dossiers précis et la documentation officielle du site, y compris les plans d'intervention d'urgence, les procédures d'évacuation, les protocoles de santé et sécurité environnementales, les opérations du bâtiment et les pages Web le cas échéant

• Coordonner les relations avec les propriétaires, gérer les laissez-passer d'accès au bâtiment, fournir un soutien en matière de sûreté et de sécurité, et veiller à ce que toutes les procédures et mesures de performance du bâtiment soient maintenues tout en respectant toutes les exigences du contrat client

Qualifications requises :

• Expérience préalable en gestion des installations, gestion immobilière, hôtellerie ou domaines connexes

• Connaissance des exigences locales en matière de santé et de sécurité au travail, des opérations d'installations critiques et de la gestion des fournisseurs pour les services spécialisés

• Compréhension des aspects techniques de base des systèmes immobiliers, y compris la climatisation des salles informatiques, les systèmes de refroidissement, les systèmes de protection contre les incendies, et les systèmes mécaniques et électriques

• Maîtrise d'une gamme d'outils et de plateformes de technologies de l'information

• Excellentes compétences en communication, organisation et résolution de problèmes, avec la capacité de travailler de manière autonome avec peu de supervision et de gérer efficacement les situations stressantes

• Capacité de soulever, pousser et déplacer occasionnellement des articles selon les exigences du poste

• Autonome, confiant(e), énergique et flexible, avec une capacité démontrée à favoriser le travail d'équipe, la coopération et l'excellence de la performance

Qualifications préférées :

• Expérience avec les plateformes de GMAO (Gestion de la Maintenance Assistée par Ordinateur) et les systèmes de gestion des bons de travail

• Expérience dans le secteur de l'immobilier commercial ou des installations corporatives

• Connaissance de la programmation de maintenance préventive et des principes de gestion des actifs

• Expérience dans la coordination des services de fournisseurs et la gestion des relations avec les prestataires de services

• Compréhension des Accords de Niveau de Service (ANS), des Indicateurs Clés de Performance (ICP) et des mesures de satisfaction client

• Maîtrise de l'utilisation d'outils d'IA générative et de plateformes de recherche conversationnelle pour rédiger des communications, analyser des données et rationaliser les tâches administratives

*Interactions orales et/ou écrites avec des locataires ou partenaires externes basés à l’extérieur du Québec (par exemple, fournisseurs de services, cabinets d’avocats, pairs, banquiers, firmes de courtage, firmes d’analyse de crédit, agences de crédits, clientèle non-francophone, etc.)

----

Facilities Coordinator – JLL

What this job involves:

The Facilities Coordinator will provide essential support to Site and/or Assistant Facility Managers across all operational activities, including maintenance and operations, accounting and finance, vendor oversight, equipment and supplies management, and occupancy services. This role is pivotal in proactively developing and maintaining strong client relationships while ensuring that expected service levels are consistently achieved. As a Subject Matter Expert, you will build positive client and vendor relationships while maintaining overall operations at the highest level, contributing directly to JLL's commitment to operational excellence and client satisfaction.

What your day-to-day will look like:

• Conduct daily facility walkthroughs to ensure a clean, organized, and fully operational office environment while identifying opportunities for improved service excellence and operational efficiency, actively supporting an environment of teamwork, cooperation, and performance excellence

• Respond to all work orders in a timely manner, ensuring KPI compliance and exceptional customer service while scheduling and managing repairs, maintenance, and minor works through to completion with accurate tracking

• Coordinate and manage vendor relationships, facilities staff, and service providers, providing clear direction to ensure excellent execution of work with minimal disruption to operations, and assist in procurement of vendors and services as required

• Oversee site amenities including fitness facilities, food services, transportation, and office reconfigurations while serving as the primary point of contact for facility-related inquiries and support moves as required

• Support event coordination, meeting and conference facilities, and provide logistical assistance during Moves, Adds, and Changes (MAC) activities while delivering additional support services including reception, guest assistance, mail services, and office supplies management

• Maintain accurate records and official documentation for the site including emergency response plans, evacuation procedures, environmental health and safety protocols, building operations, and web pages where applicable

• Coordinate landlord relations, manage building access passes, provide safety and security support, and ensure all building procedures and performance measures are maintained while complying with all client contract requirements.

Required Qualifications:

• Prior experience in facilities management, property management, hospitality, or related fields

• Knowledge of local occupational health and safety requirements, critical facilities operations, and vendor management for specialized services

• Understanding of basic technical aspects of property systems including computer room air-conditioning, chiller systems, fire protection systems, and mechanical and electrical systems

• Proficiency in a range of information technology tools and platforms

• Excellent communication, organization, and problem-solving skills with the ability to work independently with little supervision and effectively manage stressful situations

• Ability to occasionally lift, push, and move items as required for job duties

• Self-motivated, confident, energetic, and flexible with a demonstrated ability to foster teamwork, cooperation, and performance excellence.

Preferred Qualifications:

• Experience with CMMS (Computerized Maintenance Management Systems) platforms and work order management systems

• Background in commercial real estate or corporate facilities environments

• Knowledge of preventive maintenance programming and asset management principles

• Experience coordinating vendor services and managing service provider relationships

• Understanding of Service Level Agreements (SLAs), Key Performance Indicators (KPIs), and client satisfaction metrics

• Proficiency using generative AI tools and conversational search platforms to draft communications, analyze data, and streamline administrative tasks

*Oral and/or written interactions with tenants or external partners based outside Quebec (for example, service providers, law firms, peers, bankers, brokerage firms, credit analysis firms, credit agencies, non-French-speaking clients, etc.)

Location:

On-site –Montreal, QC

Job Tags:

Google Jobs

If this job description resonates with you, we encourage you to apply, even if you don’t meet all the requirements.  We’re interested in getting to know you and what you bring to the table!

At JLL, we harness the power of artificial intelligence (AI) to efficiently accelerate meaningful connections between candidates and opportunities. Using AI capabilities, we analyze your application for relevant skills, experiences, and qualifications to generate valuable insights about how your unique profile aligns with the specific requirements of the role you're pursuing.

JLL Privacy Notice

Jones Lang LaSalle (JLL), together with its subsidiaries and affiliates, is a leading global provider of real estate and investment management services. We take our responsibility to protect the personal information provided to us seriously. Generally the personal information we collect from you are for the purposes of processing in connection with JLL’s recruitment process. We endeavour to keep your personal information secure with appropriate level of security and keep for as long as we need it for legitimate business or legal reasons. We will then delete it safely and securely.

For more information about how JLL processes your personal data, please view our Candidate Privacy Statement.

For additional details please see our career site pages for each country.

Jones Lang LaSalle (“JLL”) is an Equal Opportunity Employer and is committed to working with and providing reasonable accommodations to individuals with disabilities.  If you need a reasonable accommodation because of a disability for any part of the employment process – including the online application and/or overall selection process – you may email us at HRSCLeaves@jll.com. This email is only to request an accommodation. Please direct any other general recruiting inquiries to our Contact Us page > I want to work for JLL.